ระบบการคลัง

 ระบบงานการคลัง
 วัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการตรวจนับสินค้าคงเหลือภายในโรงงาน รวมถึงการเช็คจำนวนของสินค้าต่างๆ

แผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ มีหน้าที่

- ดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า

- สรรหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ ภายในบริษัท เพื่อมาใช้ในการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพ

- Support หน่วยงานต่างๆ ให้สามารถดำเนินกิจกรรมได้ โดยต้องทำการเปรียบเทียบราคาของวัตถุดิบจาก Supplier หลายๆ เจ้า

- เลือกซื้อวัตถุดิบที่มีคุณภาพในราคาที่ต่ำ เพื่อลดต้นทุนในการผลิต

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ

1.ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

2. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

3. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

4. การสต็อกสินค้าไม่เพียงพอ

5. จัดหาวัตถุดิบไม่ได้ตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ

6.วัตถุดิบบางตัวมีราคาค่อนข้างสูงทำให้ไม่ต้องตามเป้าหมายที่วางไว้

 

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการคลังมาใช้งาน

     หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และความต้องการของระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จา ลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ 

           แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3 ทางเลือก

ทางเลือกที่ 1 : ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

 

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

   แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3 ทางเลือก

แนวทางเลือกที่ 2  ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและว่าจ้างบริษัท A มาติดตั้งระบบ เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

   แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3 ทางเลือก

แนวทางเลือกที่ 3: ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ มีรายละเอียดเพิ่มเติมดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ไม่มี ในที่นี้ไม่มีข้อเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

     ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ โดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมี

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 230,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

 

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบการคลัง บริษัทเพื่อลดภาระของฝ่ายการคลัง

วัตถุประสงค์

โครงการการพัฒนาระบบการคลัง มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบการคลัง ที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบการคลัง ของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยใช้ทีมงามเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

• ระบบจะต้องรองรับการทางานแบบ Multi-User ได้

• ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

• ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

• ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยามากที่สุด

ความต้องการในระบบใหม่

ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ

• ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

• สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับ รายการสินค้า และตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้

• สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

• สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

• การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายจัดส่ง

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

• บริษัทสามารถตรวจสอบแก้ไข รายการเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้าได้

• บริษัทสามารถทราบยอดการ เบิกสินค้าออกจากคลัง ได้

• บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

• ขั้นตอนการทำงานของระบบการคลังในบริษัทที่มีความรวดเร็ว

• การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

• ลดระยะเวลาในการทำงาน

แนวทางในการพัฒนา

     การพัฒนาระบบของบริษัท สวีทตี้ จำกัดเป็นการพัฒนาระบบในส่วน ของแผนกการคลังในส่วนของการทำงานเกี่ยวกับการคลัง ต่างๆเช่นเช็ค สินค้าในคลัง เพื่อลดภาระของฝ่ายการคลังตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ

1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบ

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท สวีทตี้ จำกัด ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ • ระบบการคลัง

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

• เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

• กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

• วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์

1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของระบบการคลัง มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการตรวจสอบสินค้า

2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ

เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ

ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบการรายงานข้อมูลสินค้าย้อนหลัง ฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

• เขียนโปรแกรม

• ทดสอบโปรแกรม

• ติดตั้งระบบ

• จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องพัฒนาระบบการคลัง มีส่วนที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

- ประมาณการใช้ทรัพยากร

- ประมาณการใช้งบประมาณ

- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

-นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

-โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 7 เครื่อง

3.เครื่องพิมพ์ (Printer) จำนวน 2 เครื่อง

4. อุปกรณ์ต่อพวง จำนวน 7 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ประมาณการใช้งบประมาณ

1. ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาระบบ                                                          120,000     บาท

2. ค่าอุปกรณ์ต่างๆในการดำเนินงาน                                                               75,000      บาท

3. ค่าบำรุงรักษาระบบ                                                                                      35,000      บาท

รวม                                                                                                                230,000       บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบรายรับ-รายจ่าย ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 6 เดือนนับตั้งแต่ เดือน มกราคม – มิถุนายน 2556 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

การกำหนดความต้องการของระบบ 

             เมื่อระบบการคลังได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา  และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้าง แล้ว  ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ  จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม  ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่  เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

                    ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้  ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม(Questionnaire)  สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม   ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มี เวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ       ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้ 

ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)   บุคคล ที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา  เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการ สัมภาษณ์  ไม่ต้องมีการจดบันทึก  ดังเช่น  วิธีการสัมภาษณ์  ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก  ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก  สามารถเก็บข้อมูลได้มาก  ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ ข้อมูลดังตัวอย่าง

                จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

                2. ความต้องการในระบบใหม่

                3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงายของระบบเดิม

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

                1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows  Server 2007

                1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP 5 เครื่อง Windows7 15 เครื่อง และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

                - แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

                - แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

                - แผนกฝ่ายบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

                - แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ

                -แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

                -แผนกผลิตสินค้าใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้าที่ผลิตแล้ว

                -แผนกควบคุมคุณภาพใช้ซอฟต์แวร์Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ

               1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร 1 เครื่อง

1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 3 ชุด

2. ความต้องการในระบบใหม่

                2.1 สามารถสั่งซื้อสินค้าได้อย่างถูกต้องครบถ้วน

                2.2 สามารถเพิ่มการสั่งซื้อสินค้าได้ง่าย รวดเร็ว

                2.3ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

                2.4สามารถเช็คดูจำนวนสินค้าในสต๊อกได้

                2.5 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

ความต้องการของผู้ใช้กับระบบงานใหม่

         จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้

                1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

                2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก

                3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

                4. พนักงานทุกฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

                5. มีการใช้งานที่ง่ายไม่สับซ้อน

                6. มีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process  Modeling)
จำลองขั้นตอนการทำ งานของระบบ (System Requirement Structuring)

                หลังจากโครงการพัฒนาระบบการคลัง ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

อธิบาย Context Diagram คลังสินค้า

เริ่มแรก การเข้าใช้โปรแกรม โดย ที่ จะต้อง ทำการ Login ใช้งานระบบก่อน

Context Diagramo นี้จะเป็นการทำงานที่เกี่ยวข้องกับพนักงานและผู้จัดการฝ่ายการคลัง โดยที่

พนักงาน พนักงานคลังจะป้อนข้อมูลต่างๆให้กับระบบคลังสินค้า คือ

1.เพิ่มข้อมูล สินค้า

2.ลบ ข้อมูลสินค้า

3.แก้ไข ข้อมูลสินค้า

เมื่อ มีการ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูล เข้าสู่ระบบ คลังสินค้า ระบบก็จะมีการยืนยันบอกกลับมาที่พนักงาน

4.เรียกดูข้อมูลสินค้าในคลัง

พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าในคลังได้และ สามารถ ดูรายละเอียดของสินค้าแต่ละชิ้นได้ เช่น ชื่อ ราคา ประเภท และจำนวนที่มี

5. เพิ่มข้อมูลการนำสินค้า เก็บเข้าคลัง

เมื่อพนักงาน ทำการเพิ่มข้อมูลการนำสินค้า เก็บเข้าคลังระบบคลังสินค้า ก็จะมีการทำรายงานรายงานข้อมูลการนำสินค้า เก็บเข้าคลังกลับมาให้พนักงาน

6.เพิ่มข้อมูลการเบิกสินค้า ออกจากคลัง

เมื่อพนักงาน ทำการเพิ่มข้อมูลการเบิกสินค้าออกจากคลังระบบคลังสินค้าจะทำการ ทำใบเบิกสินค้าออกจากคลังมาให้ที่พนักงาน

ผู้จัดการฝ่ายการคลัง ผู้จัดการฝ่ายการคลัง ผู้จัดการจะไม่ใช่คนที่ เพิ่มข้อมูลแต่จะเป็นผู้ที่เรียกดูข้อมูล ที่ พนักงานได้ทำการเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลต่าง คือ

1.เรียกดู ข้อมูลการนำสินค้า เก็บเข้าคลัง

2.เรียกดู ข้อมูลจำนวนสินค้าทั้งหมดในคลัง

3.เรียกดูข้อมูลการ เบิกสินค้าออกจากคลัง

Data Flow Diagram Level 0

 

     อธิบาย Dataflow Diagram Level 0 จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 4 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

Process 1.0 เป็นระบบการเข้าใช้งานระบบโดยที่จะต้องLogin เข้าใช้งานระบบก่อนจึงเข้าไปใช้งานระบบอื่นๆได้

Process 2.0 ระบบ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้า เป็นระบบจัดการเกี่ยวกับสินค้าทั้งหมด สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้ เมื่อ พนักงานคลัง ทำการ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้าโดยที่ กรอกข้อมูลเข้าระบบ เมื่อ มีข้อมูลเข้ามาที่ระบบ ระบบจะทำการนำข้อมูลที่ได้รับไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูล ของ ข้อมูลสินค้า แล้วระบบก็จะทำการส่งการยืนยันการเพิ่มข้อมูลสินค้ากลับมาที่พนักงาน และ ถ้า พนักงานต้องการแก้ไข ข้อมูลสินค้า จะต้องเรียกดูข้อมูลที่ต้องการแก้ไขก่อนแล้วจึงทำการแก้ไขได้จากนั้นระบบจะทำการบันทึกการแก้ไขพร้อมกับส่งการยืนยันการแก้ไขข้อมูลกลับมาที่พนักงาน

Process 3.0 ระบบ เพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลัง เป็นระบบที่ ทำหน้าที่ เก็บข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บในคลังสินค้าซึ่งระบบจะทำงานโดย ที่ พนักงาน เพิ่มข้อมูล การนำสินค้าเข้าเก็บในคลังสินค้า ว่ามี สินค้าอะไรบ้างประเภทอะไรบ้าง จำนวนเท่าไร ระบบจะนำข้อมูลไปจัดเก็บเข้าแฟ้มข้อมูล ของ ข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลังแล้ว ระบบจะทำการส่ง รายงาน ข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บในคลัง

Process 4.0 ระบบ เพิ่มข้อมูลการเบิกสินค้าออกจากคลัง เป็น ระบบหน้าที่ในการ ออกใบเบิกสินค้าออกจากคลังโดย ที่ให้พนักงาน ทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าที่ต้องการเบิกลงในระบบการเพิ่มข้อมูลการเบิกสินค้าออกจากคลัง แล้วระบบ จะทำการบันทึก ข้อมูลในแฟ้มข้อมูล จากนั้นระบบจะทำการ ออกใบเบิกสินค้าให้ กับพนักงาน

อธิบาย Data flow Diagram Level 1

Process 1.1 เป็นการรับข้อมูลเข้ามาตรวจเช็คกับฐานข้อมูลว่าตรงกันหรือไม่เพื่อเป็นการป้องกันการแอบอ้างการเข้าใช้งานระบบ

Process 1.2 เมื่อเกิดการผิดพลาด ระบบจะแจ้งกลับ ว่า การเข้าระบบผิดพลาดจะไม่สามารถเข้าใช้งานระบบได้

Process 1.3 เมื่อมีการเข้าใช้งานระบบสำเร็จ ระบบจะทำการแจ้งกลับ ว่า เข้าระบบสำเร็จแล้วก็จะเริ่มใช้งานระบบต่างๆที่มีได้

Process 2.1 ได้รับข้อมูลการเพิ่มสินค้าจากพนักงาน จะนำข้อมูลไปบันทึกลงในแฟ้มข้อมูลสินค้า และจะส่งการยืนยันการเพิ่มข้อมูลกลับไปให้พนักงาน

Process 2.2 เมื่อมีการเรียกดูข้อมูล จากพนักงาน Process 1.2 จะทำการเรียกดูข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาแสดงให้พนักงานและจะส่งต่อให้ Process ถัดไป

Process 2.3 เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลผ่าน Process 1.2 แล้วพนักงานสามารถ แก้ไขข้อมูลที่แสดงขึ้นมาได้ Process 1.3จะทำการส่งข้อมูลที่ถูกแก้ไขไปบันทึกทับข้อมูลเดิมที่แฟ้มข้อมูลสินค้า

Process 2.4 เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลผ่าน Process 1.2 แล้วพนักงานสามารถ ลบข้อมูลที่แสดงขึ้นมาได้ Process 1.4 จะทำการลบข้อมูลที่ถูกเลือกออกจากแฟ้มข้อมูลสินค้า

Process 3.1 เมื่อได้รับการเพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บที่คลัง Process 2.1 จะทำการ เพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเข้าคลัง ลงแฟ้มข้อมูล

Process 3.2 เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลจาก Process 2.1 แล้วเก็บบันทึกข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูล Process 2.2 จะทำการนำข้อมูลที่ถูกบันทึก มาพิมพ์รายงานส่งกลับไปให้กับ พนักงาน

Process 4.1 เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลการเบิกสินค้าออกจากคลัง Process 3.1 จะทำการนำข้อมูลที่ได้รับมาไปบันทึกลงในแฟ้มข้อมูลการเบิกสินค้าออกจากคลัง

Process 4.2 เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลจาก Process 3.1 แล้วเก็บบันทึกข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูล Process 3.2 จะทำการนำข้อมูลที่ถูกบันทึก มาพิมพ์ใบเบิกสินค้าส่งกลับไปให้พนักงาน

โครงสร้างฐานข้อมูล ระบบคลังสินค้า ได้มีการจัดการสร้างตารางเพื่อสร้างความสัมพันธ์กันของข้อมูล โดยมีตารางดังต่อไปนี้

ตาราง User stock ใช้จัดเก็บ ข้อมูลผู้ใช้งานระบบ โดยจะ ใช้ในการตรวจสอบของ Process Login

ตาราง Product ใช้จัดเก็บข้อมูลสินค้า

ตาราง Picking ใช้จัดเก็บข้อมูลประเภทสินค้า

ตาราง order

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

 หน้าตาโปรแกรมเพิ่ม ลบ แก้ไข

      หน้าตาโปรแกรมที่สามารถทำการ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้า ได้ โดยการกด ปุ่ม เพิ่ม ปุ่มลบ และปุ่มแก้ไข โดยข้อมูลที่เพิ่มจะ ต้องมี ชื่อสินค้า ราคา สินค้า จำนวนสินค้า ประเภทสินค้า สามารถ กด ปุ่ม พิมพ์เอกสาร เพื่อทำการพิมพ์เอกสารออกมา

หน้าตาโปรแกรมการนำสินค้าเก็บในคลัง

     หน้าตาโปรแกรมการนำสินค้าเข้าเก็บในคลัง จะ เป็นการเพิ่มข้อมูลชื่อสินค้าที่จะนำเก็บในคลัง จำนวนสินค้า โดยจะสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ได้ และ สามารถ สั่ง พิมพ์ได้

หน้าตาโปรแกรมการเบิกสินค้าออกจากคลัง

     หน้าตาโปรแกรม การเบิกสินค้าออกจากคลัง โดยการ เพิ่มข้อมูลสินค้าที่จะนำออกจากคลัง และสามารถเพิ่มลบแก้ไขรายการได้ แล้ว จะสามารถ สั่งพิมพ์ได้

หน้าจอโปรแกรม สรุปข้อมูลทั้งหมด

     โปรแกรม สามารถเรียกดู ข้อมูลทั้งหมดได้โดย การกดปุ่ม กำหนด ข้อมูลเพิ่มดูข้อมูลที่ต้องการเลือกดูแล้วสามารถพิมพ์ออกมาเป็นรายงานได้

 

ขั้นที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

ทีมงานได้จัดทำเอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบคลังสินค้า เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

แนะนำโปรแกรมระบบรายรับ-รายจ่าย

    โปรแกรมระบบคลังสินค้า เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 4 ระบบ ได้แก่

1.ระบบการเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้า ของบริษัท สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข บันทึกข้อมูลของสินค้าในคลังได้

2.ระบบการเพิ่มข้อมูลการเพิ่มสินค้าในคลัง เพื่อเก็บข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บในคลังจะทำให้ทราบถึงยอดการมีอยู่ของสินค้าในคลังว่ามีจำนวนเท่าไหร่

3.ระบบการเบิกสินค้า เป็นระบบที่จะออกใบเบิกสินค้าให้กับพนักงาน โดย การเพิ่มข้อมูลลงในระบบ จะทำการพิมพ์ใบเบิกสินค้าให้กับพนักงานและจัดเก็บข้อมูลการเบิกสินค้าลงฐานข้อมูล

4.ระบบสรุปรายงานเป็นระบบที่สามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมด ในระบบ และ สามารถ สั่งพิมพ์รายงานออกมาในรูปแบบรายงาน การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไป พร้อมๆ กัน เพราะ ทีมงานที่พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะ ถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทำให้การดำเนินงานเกิด การขัดข้องได้ จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน

ขั้นที่ 7

การซ่อมบำรุง

     การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ้อมแซมระบบอย่างรวดเร็วหลังเกิดปัญหา